F-Register
Privacyverklaring
Lees welke persoonsgegevens F-Register verwerkt voor de website, proefaanvragen en het platform, en welke keuzes en rechten je hebt.
Versie 2026-10-29 — definitief vastgesteld en geldig vanaf 29 oktober 2026.
Wie is verantwoordelijk?
F-Register, Banjaard 19, 2134 WS Hoofddorp, Nederland, KvK 92549705, btw-id NL004966153B65, verwerkt persoonsgegevens voor de website, proefaanvragen, betalingen en eigen klantrelatie. Contact: info@f-register.nl en 023 707 0080. Voor privacy- en beveiligingsincidenten: privacy@f-register.nl.
Voor gegevens die een installatiebedrijf in zijn klantomgeving invoert, bepaalt dat bedrijf doorgaans het doel en verwerkt F-Register in opdracht. Soms is het bedrijf zelf verwerker van een zakelijke exploitant; de afspraken volgen dan die contractketen. Ben je klant of medewerker van een installatiebedrijf en gaat je verzoek over een installatiedossier? Neem contact op met dat bedrijf. Wij helpen het bedrijf op gedocumenteerde instructie bij de afhandeling.
Gegevens, doelen en grondslagen
| Verwerking | Welke gegevens en waarvoor? | Grondslag |
|---|---|---|
| Website, contact en demo | Naam, bedrijfsnaam, e-mail, telefoon en bericht om vragen te beantwoorden en een demo of aanvraag op te volgen; technische gegevens voor beveiliging | Voorbereiding/uitvoering overeenkomst als je zelf contractspartij bent; anders ons gerechtvaardigd belang bij zakelijke communicatie en beveiliging, na afweging van jouw belangen |
| Proefaanvraag en akkoord | Handels-/statutaire naam, vertegenwoordiger en functie, adres, contactgegevens, KvK-/registratienummer, btw-id, pakket, subdomein, eventuele certificaatgegevens en bewijs van akkoord met de getoonde voorwaarden/DPA | Contractvoorbereiding of gerechtvaardigd belang bij contact met bevoegde vertegenwoordiger van een zakelijke klant |
| Btw-controle en betaling | Btw-id en VIES-uitkomst; bedrijfsnaam en e-mail naar Mollie voor autorisatie, betaalstatus en referenties terug; eventueel beperkte rekening-/kaartgegevens, geen volledige kaartgegevens | Contract, gerechtvaardigd belang bij zakelijke betaalafhandeling en toepasselijke wettelijke administratieplicht |
| Accounts, loginmonitoring en support | Gebruikers-ID, naam, rol, loginmoment en gegevens over aanvraag/goedkeuring, duur en intrekking van support om toegang te beheren, service te verlenen en misbruik te onderzoeken | Contract waar toepasselijk; gerechtvaardigd belang bij beveiliging en aantoonbaar beheer. Toegang tot tenantinhoud zelf volgt de klantopdracht |
| Bugmeldingen | Bugreferentie, gebruiker-ID, status, veilige technische route-/foutinformatie en eventueel jouw toelichting om een probleem te onderzoeken en terug te koppelen | Gerechtvaardigd belang bij herstel en kwaliteit; meld geen onnodige klantgegevens, wachtwoorden of medische informatie |
| Marketing en gevraagde informatie | Naam, bedrijf, e-mail, toestemmingsbewijs, afmelding en optioneel openmetingen; verzending kan via Brevo lopen | Toestemming voor marketing; een verzoek om eenmalige informatie wordt alleen voor dat verzoek gebruikt. Open-tracking vereist afzonderlijke toestemming |
| WhatsApp-contact | Telefoonnummer, bericht en noodzakelijke contactinformatie als je zelf contact zoekt | Beantwoorden van je vraag op basis van contractvoorbereiding of gerechtvaardigd belang; WhatsApp/Meta verwerkt ook volgens de eigen voorwaarden |
Verplichte aanvraagvelden zijn nodig voor beoordeling en inrichting. Zonder die gegevens kunnen we de aanvraag niet afronden. Certificaatgegevens zijn alleen nodig wanneer je een certificaat opgeeft. We gebruiken tenantgegevens niet voor eigen marketing en verkopen geen klant- of installatiedata.
Bij bugafhandeling scheiden we de gebruikersmelding van technische diagnostiek. De technische bugworker krijgt een beperkte payload, zoals routenaam, versie, exceptionklasse en bestands-/regelverwijzing, met een geïsoleerde bronkopie. Een technisch referentienummer kan nog indirect herleidbaar zijn. We behandelen dit daarom niet zonder verdere beoordeling als gegarandeerd anonieme informatie.
Cookies en toestemming per doel
Noodzakelijke functies en het bewaren van je cookiekeuze werken zonder marketingtoestemming. Je kiest afzonderlijk voor statistiek (Google Analytics) en advertenties (Google Ads en Meta Pixel). Zonder toestemming voor het betreffende doel laden we de bijbehorende meetdiensten niet. We slaan keuze en keuzetijdstip lokaal op en vragen uiterlijk na 12 maanden opnieuw.
Via Cookie instellingen onderaan de website kun je even eenvoudig weigeren, aanpassen of intrekken. Intrekken stopt verdere toestemmingafhankelijke meting; eerdere rechtmatige verwerking wordt daarmee niet met terugwerkende kracht ongedaan gemaakt. De keuzeopslag is geen bewijs dat externe meetgegevens na 12 maanden zijn verwijderd: hun bewaartermijnen worden apart ingesteld.
Ontvangers, hosting en internationale doorgifte
We delen alleen noodzakelijke gegevens met bevoegde dienstverleners en wanneer
de wet dat vereist met bevoegde instanties. F-register exploiteert zelf de servers en databases op hardware/infrastructuur
van Worldstream in Nederland. F-register beheert software, encryptie, toegangen
en beveiliging zelf; Worldstream heeft voor deze dienst geen beheertoegang
tot de serverinhoud en levert geen serverback-ups.
Tenantdocumenten/foto’s en versleutelde offsite-back-ups staan bij TransIP Object
Store in Amsterdam (AMS2), met een eigen opslagproject per tenant en apart
back-upproject. De verwerkersafspraken beschrijven deze opdrachtverwerking.
Website en zakelijke e-mail: F-Register beheert de website en mailboxen op de eigen Nederlandse serverinfrastructuur. Worldstream levert de hardware; F-Register beheert de software, toegangen, beveiliging en back-ups zelf. Voor betalingen gebruiken we Mollie; voor btw-verificatie VIES. Brevo ontvangt alleen de voor de daadwerkelijk gebruikte mailingdienst noodzakelijke gegevens; voor de nieuwsbrief- en mailingdienst gelden de voorwaarden inclusief DPA van Brevo. Deze dienst wordt niet gebruikt voor opslag van volledige tenantdossiers. Voor technische bugdiagnose kan OpenAI worden gebruikt onder de beperkte inrichting hierboven; exacte contractrol, gegevensstromen en bewaartermijnen worden vóór gebruik en bij wijzigingen gecontroleerd.
Google, Meta en WhatsApp kunnen gegevens buiten de EER verwerken of toegankelijk maken. Bij doorgifte aan een Amerikaanse organisatie kan het EU–VS Data Privacy Framework alleen worden gebruikt als de exacte ontvanger op dat moment actief gecertificeerd is en de verwerking binnen de certificering valt. Anders moet een andere toepasselijke waarborg bestaan, bijvoorbeeld de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (SCC), met de benodigde beoordeling en aanvullende maatregelen. EER-opslag alleen sluit internationale toegang niet uit. Vraag ons via info@f-register.nl om informatie over de daadwerkelijk gebruikte waarborgen.
Beveiliging en bewaartermijnen
We gebruiken onder meer rolgebaseerde toegang, gescheiden klantomgevingen, beveiligde verbindingen, patchbeheer, logging, back-ups en herstelprocedures. Geen technische maatregel geeft een absolute garantie. Monitorbeheer gebruikt verplichte MFA. MFA is voor tenantaccounts vrijwillig per account en standaard uit. Tijdelijke support vereist klantakkoord en een actieve, met MFA beveiligde monitorsessie. De verwerkersovereenkomst beschrijft ook het beperkte accountnoodherstel.
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Contact-/demoverzoek zonder vervolg | 12 maanden na afhandeling |
| Afgewezen of verlopen aanvraag | 12 maanden na definitieve afwijzing/verloop; noodzakelijke overeenkomst-/betaaladministratie apart |
| Facturen en noodzakelijke fiscale administratie | Doorgaans 7 jaar volgens toepasselijke fiscale regels; start en eventuele langere wettelijke termijn per categorie |
| Tijdelijke betaal-/checkoutlinks | Tot niet meer nodig na afloop/afhandeling; fiscale gegevens worden afzonderlijk geselecteerd |
| Bugmeldingen en bugs-mailbox | 12 maanden vanaf ontvangst; technische werkkopieën niet langer dan noodzakelijk, technische werkkopieën worden na afhandeling verwijderd zodra zij niet meer nodig zijn |
| Loginregistraties en persoonlijke monitor-login-snapshots | 90 dagen vanaf het loginmoment; overige beveiligings-/webserverlogs maximaal 90 dagen, tenzij gericht onderzoek een gemotiveerde langere bewaring vereist |
| Persoonsgebonden openmetingen van mailings | 90 dagen na verzending, uitsluitend met trackingtoestemming |
| Marketingprofiel | Zolang nodig voor toegestane communicatie, met jaarlijkse actualiteitstoets; na afmelding het profiel wissen en alleen noodzakelijke suppressie bewaren |
| Suppressiehash e-mailadres | Zolang nodig om ongewenste herimport/verzending te voorkomen, jaarlijks toetsen; een hash is niet automatisch anoniem |
| Supportlog | 2 jaar na afsluiting voor minimaal bevoegdheids- en wijzigingsbewijs; toegang en sessiegeheimen vervallen bij einde/intrekking |
| Minimaal verzoek-/incidentdossier | 3 jaar na sluiting met jaarlijkse noodzaaktoets; langer alleen met gemotiveerde noodzaak |
| Tenantinhoud en exit-export | Volgens klantinstructie en DPA; bij einde dienst minimaal 30 dagen ophaaltermijn volgens de afgesproken overstapplanning, daarna verwijderen behoudens gerichte wettelijke uitzondering |
Bij een gerichte wettelijke bewaarplicht of noodzakelijk bewijs voor een rechtsvordering beperken we de gegevens en toegang en leggen we de uitzondering vast. Dit geeft geen algemene reden om volledige dossiers langer te bewaren.
Jouw rechten en contact
Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van je persoonsgegevens en, waar toepasselijk, bezwaar maken. Je kunt toestemming intrekken en je op ieder moment afmelden voor direct marketing. Stuur een verzoek naar info@f-register.nl. We controleren proportioneel of jij de verzoeker bent en vragen niet standaard om een kopie identiteitsbewijs. We reageren in beginsel binnen één maand. Bij een toegestane verlenging melden we dat binnen die maand met reden. Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Na e-mailbevestiging, geldige EU-btw-controle, akkoord en geslaagde betaalautorisatie kan een proefomgeving automatisch worden uitgerold. Bij ontbrekende controles, dubbele aanvragen of technische beperkingen volgt handmatige beoordeling. Je kunt via info@f-register.nl vragen stellen of om menselijke beoordeling vragen.
Wijzigingen
We passen deze verklaring aan als de dienst of gegevensverwerking verandert. De vastgestelde ingangsdatum en versie staan bovenaan. Voor proefperiode, abonnement en overstap gelden ook de algemene voorwaarden.